NTP 563: Sistema de gestión preventiva: gestión de procesos de cambios en la empresa.

NTP 563: Sistema de gestión preventiva: gestión de procesos de cambios en la empresa Systéme de gestion préventive: gestion des procés de changement dans I'entreprise Prevention management system: management of the process of changes in the enterprise Redactores: Tomás Piqué Ardanuy Ldo.
en Derecho e Ingeniero Técnico Químico Miguel Angel Marrón Vidal Ldo.
en Ciencias Económicas y Empresariales CENTRO NACIONAL DE CONDICIONES DE TRABAJO La Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales y el Reglamento de los Servicios de Prevención (RSP) establecen la obligatoriedad de que la empresa desarrolle un sistema de prevención de riesgos laborales, con los procedimientos necesarios y la documentación definida en el art.
23 de la citada Ley.
Por ello, y ante la conveniencia de que los procedimientos sean escritos para facilitar su implantación y seguimiento, se desarrolla una serie de Notas Técnicas de Prevención como la presente, para facilitar su elaboración.
Dada la importancia de que los sistemas de gestión estén vinculados, se desarrollan los procedimientos siguiendo el mismo esquema de un sistema normalizado de calidad.
Introducción En las empresas existen una serie de actuaciones que pueden alterar o modificar los procesos de trabajo establecidos.
Estas actuaciones se producen por la propia dinámica de cambio de la actividad empresarial o a veces, por circunstancias especiales.
En algunas ocasiones esas situaciones son totalmente impredecibles y por tanto no se puede tomar ninguna medida.
Pero en la mayoría de ocasiones si son previsibles, y en tanto en cuanto generen nuevos riesgos o modifiquen los existentes deben ser objeto de actividad preventiva por parte de la empresa para su eliminación o control.
Son las denominadas actuaciones frente a cambios previsibles.
El RSP exige que deberán volver a evaluarse los puestos de trabajo que puedan verse afectados por cambios con respecto a la situación evaluada inicialmente y cita: a.
La elección de equipos de trabajo, sustancias o preparados químicos, la introducción de nuevas tecnologías o la modificación en el acondicionamiento de los lugares de trabajo.
b.
El cambio en las condiciones de trabajo.
c.
La incorporación de un trabajador cuyas características personales o estado biológico conocido lo hagan especialmente sensible a las condiciones del puesto La mejor forma de controlar los riesgos que esas situaciones puedan generar o modificar es teniendo prevista la forma de actuar ante las mismas.
Eso se consigue mediante una correcta planificación y sobre todo mediante el establecimiento de procedimientos en los que se determine quién, cuando y como actuar.
En la presente NTP se van a desarrollar brevemente algunas de las situaciones más comunes, iniciándose una serie en la que se van a recoger distintos procedimientos de actuaciones frente a cambios previsibles.
Nuevos proyectos y modificación de instalaciones Se trata de que la empresa tenga prevista la forma de actuar frente a todos los nuevos proyectos que se vayan a implantar en la empresa, así como los cambios y modificaciones de las instalaciones ya existentes, que puedan generar riesgos o modificar los existentes La empresa debe garantizar que en las especificaciones de diseño de los nuevos proyectos y en las modificaciones de instalaciones se incorporen todos aquellos aspectos relevantes sobre seguridad y salud para evitar y/o controlar en su origen los posibles riesgos que se puedan generar o potenciar.
Lo anterior es exigible y aplicable tanto a proyectos y modificaciones diseñados por la propia empresa como a los contratados a Las NTP son guías de buenas prácticas.
Sus indicaciones no son obligatorias salvo que estén recogidas en una disposición normativa vigente.
A efectos de valorar la pertinencia de las recomendaciones contenidas en una NTP concreta es conveniente tener en cuenta su fecha de edición.
Año: 2000 empresas o personal externo.
La prevención en el proyecto posee una elevada importancia, ya que permite tomar las medidas necesarias antes de su ejecución, evitando actuaciones correctoras posteriores mucho más costosas y difíciles de llevar a término.
En esta fase deberá también tenerse en cuenta las implicaciones sobre el proceso productivo y cómo afectará a los métodos de trabajo.
Los implicados en garantizar que los proyectos de nuevas instalaciones o de modificaciones de las existentes tienen en consideración las medidas de seguridad y salud legalmente exigibles o técnicamente necesarias, dependerán en cada caso del tamaño y organización de cada empresa.
Con carácter general cabe considerar: ● Los responsables de las diversas áreas funcionales de la empresa.
Deben fijar las necesidades funcionales a cubrir y conocer y aprobar los proyectos de nuevas instalaciones o modificaciones de las ya existentes, que se lleven a cabo en sus respectivas áreas, asegurando que se realicen contemplando las medidas preventivas necesarias y con la participación de quienes deben colaborar en su aplicación.
Debe evitarse que se decidan modificaciones sin verificar y valorar las condiciones de seguridad que tal cambio comporta.
● Los responsables de desarrollar proyectos de nuevas instalaciones o de modificaciones de las existentes (Ingeniería).
Deben garantizar que el proyecto cumple con la legislación exigible.
Así, por ejemplo, el proyecto y su ejecución cumplirán con los requisitos exigibles con carácter general a los "lugares de trabajo"; las instalaciones a realizar (eléctrica, calderas, ascensores, etc.
) cumplen con las distintas reglamentaciones industriales aplicables; si se trata de un edificio al que le sea aplicable la NBE CPI, que la misma se ha considerado; etc.
.
.
● Se deberá tener en cuenta también la opinión de los trabajadores, que serán consultados a través de sus representantes.
Los Delegados de Prevención serán informados de aquellas situaciones que modifiquen las condiciones de trabajo en cuanto puedan repercutir en la seguridad y salud de los trabajadores.
● El departamento de compras debe asegurar la adecuación de los materiales adquiridos a los requisitos definidos.
● Servicio de Prevención Asesorará a los distintos departamentos implicados en las distintas etapas.
Analizará las repercusiones que el proyecto o modificación tengan sobre las condiciones de trabajo, siendo obligatoria la revisión de la evaluación de riesgos si dichas condiciones se han modificado, readaptando las medidas preventivas existentes o incorporando de nuevas cuando fuese necesario.
Valorará nuevas necesidades de información formación en la empresa ajustadas a las nuevas instalaciones o modificaciones.
En su caso, se readaptarán los procedimientos de trabajo implantados o se implantarán otros nuevos.
Adquisiciones La adquisición de nuevas máquinas, equipos o productos químicos puede suponer la aparición de nuevos riesgos que deben de ser controlados.
La empresa debe garantizar que las sustancias y los equipos que se adquieren sean seguros, adecuados al trabajo y convenientemente adaptados a tal efecto; no solo durante su uso habitual, sino también para operaciones ocasionales o extraordinarias como transporte, puesta en marcha, mantenimiento, limpieza, puesta fuera de servicio, desmantelamiento, retirada, etc.
La mejor forma de conseguirlo es mediante el establecimiento de un procedimiento de compra que implicará y responsabilizará a varios departamentos de la empresa para que se definan las condiciones que han de ser exigibles al nuevo equipo o sustancia, a fin de que no genere nuevos riesgos.
Como se ha dicho anteriormente los departamentos implicados dependerán en cada caso del tamaño y organización de cada empresa.
Con carácter general cabe considerar: ● El responsable de la unidad funcional en que el equipo va a ser instalado o el producto va a ser utilizado debe concretar los requisitos de los mismos, en función de: ❍ las prestaciones que debe proporcionar el equipo o producto ❍ las condiciones y características del puesto ❍ las características de las personas que van a trabajar con el equipo o utilizar el producto ❍ el método de trabajo establecido ● El Servicio de Prevención, en su caso, debe informar de los posibles efectos que pudieran generar los equipos o productos químicos a adquirir y, si es necesario y técnicamente posible, proponer equipos o productos alternativos ● El Departamento de compras debe asegurar que los equipos y productos adquiridos cumplen con las disposiciones legales exigidas para cada caso en ese momento.
Con carácter general, las máquinas y equipos deben disponer de marcado CE, declaración CE de conformidad y manual de instrucciones; mientras que las sustancias y preparados químicos deben estar correctamente etiquetados en el envase y provistos de la ficha de datos de seguridad ● Los trabajadores también deberán ser consultados respecto a la adquisición de nuevos equipos y productos químicos.
Otro aspecto a tener en cuenta será la repercusión que sobre la evaluación de riesgos puedan tener las nuevas adquisiciones debido al cambio en las condiciones de trabajo que puedan suponer.
La formación también puede verse afectada debiendo ser adaptada a las nuevas necesidades.
En definitiva se ha de procurar que los productos químicos y equipos adquiridos no supongan la aparición de nuevos riesgos laborales y si esto no fuera posible disponer de las medidas preventivas necesarias para reducir al máximo estos nuevos riesgos.
Contratación de personal Si bien, como se ha dicho en la Introducción, el RSP limita la obligación de volver a evaluar el puesto de trabajo tan sólo en los supuestos en que se incorporen trabajadores cuyas características personales o estado biológico conocido lo hagan especialmente sensible a las condiciones del puesto; en este punto tal necesidad se va a hacer extensible a la incorporación de cualquier trabajador, en tanto en cuanto la contratación de personas supone generalmente un cambio de las condiciones de trabajo que se dan en la empresa y por tanto se debe evitar o controlar la generación de nuevos riesgos o modificación de los existentes.
En muchas empresas las contrataciones de personal se llevan a cabo sin una planificación previa, cubriendo las plazas a medida que se van necesitando.
Ello no debe ser así y se deben establecer procedimientos de selección de personal encaminados a asegurar que en dicho proceso se contemplan y respetan los criterios mínimos para garantizar que el perfil profesional y las capacidades individuales se adecuan a las exigencias y requisitos del puesto a cubrir y/o tareas que el mismo comporta.
Lo anterior es exigible a toda persona candidata a ser contratada, independientemente del tipo de contrato y de su duración; siendo extensible asimismo a aquellos operarios que trabajando ya en la empresa sea candidata a cambiar de puesto de trabajo y, todo ello, con indepen-dencia de que el procedimiento de selección lo haga directamente la empresa interesada o se haga por medio de una empresa de selección especializada.
Con carácter previo a la selección se identificarán y evaluarán los riesgos que comporta el puesto de trabajo a cubrir.
En el caso de puestos de nueva creación los riesgos deberán ser deducidos basándose en los riesgos de puestos similares o del estudio de las condiciones de los lugares de trabajo, de la maquinaria, de los equipos y de las sustancias a utilizar.
Como se ha dicho, los distintos departamentos implicados dependerán en cada caso del tamaño y organización de cada empresa.
Con carácter general cabe considerar: ● El responsable de la unidad funcional / Servicio de Prevención deberán definir los requisitos que debe cumplir el aspirante a ocupar el puesto en base a la previa identificación de riesgos de dicho puesto y a las exigencias de la tarea.
Por ello, los requisitos a cumplir serán tanto en lo referente a las características personales como al nivel de conocimientos y experiencia para su ocupación y desarrollo de la tarea.
Se definirán, en su caso, incompatibilidades u otras circunstancias a considerar para ocupar el puesto.
Obviamente, algunas de las actuaciones anteriores deberán ser realizadas por parte de la disciplina preventiva de medicina del trabajo.
● Los responsables de llevar a cabo el proceso de selección deberán cuidar la adecuación de la persona al perfil del puesto de trabajo demandado, en el que se han incluido los criterios de seguridad y salud necesarios para su desempeño.
Podrán ser asesorados por el Servicio de prevención.
● El Servicio de Prevención, antes de que el trabajador seleccionado se incorpore al puesto, le informará de los riesgos existentes, realizará la formación necesaria y llevará a cabo durante el período de tiempo que se estime oportuno una observación planeada periódica de su actividad laboral a fin de corregir posibles desviaciones.
Accesos del personal y vehículos foráneos Es fundamental que una empresa conozca o esté en disposición de conocer de manera rápida y fiable el número y ubicación de las personas foráneas que se encuentran en el interior de la misma, para que en todo momento y en especial en caso de una emergencia, se pueda proceder a su evacuación, teniendo la certeza que no queda nadie dentro.
Para ello es necesario el disponer de un sistema de control de acceso.
Este sistema no abarcará sólo personas, sino también vehículos, ya que la presencia incontrolada de éstos puede ser fuente de generación de nuevos riesgos.
Por tanto se trata de establecer un procedimiento de identificación, control y registro de las personas y vehículos no pertenecientes a la empresa que accedan a ámbitos de trabajo no abiertos al público, de manera que se garantice su seguridad, la de las instalaciones y la del propio personal del centro de trabajo.
Habrá que considerar también los vehículos que aún pertenecientes a la empresa, no circulen habitualmente por el recinto fabril y, consiguientemente no conocen el centro de trabajo o no están familiarizados con las normas de circulación interna establecidas.
El control de accesos estará en función del tamaño de la empresa y del tráfico que en ella se genera.
Sin embargo, es conveniente que en todas las empresas queden registrados los datos necesarios para la identificación de la persona/vehículo visitante y el motivo de la visita.
Algunos de los datos más significativos son los siguientes: fecha; hora de entrada y salida; datos identificativos de la persona (nombre, DNI), empresa o entidad a la que pertenece; persona que le atienda o sección que visite; motivo de acceso; datos identificativos del vehículo (matrícula, modelo, etc.
); datos exigibles por el ADR al conductor y al vehículo en caso de transporte de sustancias peligrosas; etc.
Se debe proceder siempre a la confirmación del permiso de entrada con la persona que vaya a ser objeto de la visita y, se debería siempre asegurar que la persona o vehículo permaneciera en el acceso al recinto (portería, vigilantes, etc.
) hasta que fueran recogidos y atendidos por la persona visitada o responsable del área a la que el vehículo se dirige, la cual se responsabilizará de su correcta actuación durante su permanencia en la empresa así como de evacuarlo si se produjera una emergencia durante su estancia.
La necesidad de ser recogidos y acompañados por personal de la empresa es imprescindible en el caso de vehículos que transportan mercancías peligrosas, para los que, además del control de entrada tendrían que haberse definido rutas de circulación interiores y procedimientos de carga/descarga que el conductor debe previamente conocer y el responsable de la unidad o planta aplicar.
Es conveniente también, al objeto de identificar visualmente dentro de la empresa qué personas tienen permiso de acceso, el dotar a la persona/vehículo de una tarjeta, pegatina o placa identificativa que llevará en un lugar visible mientras esté en la empresa, devolviéndose a la salida.
También se debería informar tanto de forma escrita como oral, acerca de las normas básicas de seguridad de la empresa (zonas de acceso restringido, prohibición de fumar, etc.
), así como de su actuación en caso de emergencia.
Contratas La realización de trabajos contratados o subcontratados supone en muchas ocasiones la generación de nuevos riesgos tanto para los trabajadores de la empresa principal como para los de la empresa contratista o subcontratista debidos a falta de información y formación, temporalidad de los trabajos, falta de control efectivo, etc.
El personal externo o foráneo que se halle en la empresa deberá gozar de iguales garantías de seguridad que el personal propio y, por otra parte, el personal propio no debe ver incrementados sus riesgos por las actuaciones realizadas por el personal foráneo.
Por tanto, la empresa debe asegurar mediante el consiguiente procedimiento que los servicios realizados por entidades o personal externo contratado o subcontratado se ejecutan bajo las medidas de seguridad legalmente exigibles y, en su caso, por la normativa interna propia de la empresa.
En dicho procedimiento se deberá recoger lo establecido en La Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales en su art.
24 sobre coordinación de actividades empresariales que establece el deber de cooperación en la aplicación de la normativa sobre prevención de riesgos laborales cuando en un mismo centro de trabajo desarrollen su actividad trabajadores de dos o más empresas o trabajadores autónomos que desarrollen actividades en dichos centros de trabajo.
El deber de información entre empresas que establece el art.
24 debe entenderse, desde un punto de vista técnico, en un triple sentido: 1.
Información a suministrar por parte del empresario titular de la empresa principal a los empresarios que desarrollen actividades en su centro de trabajo 2.
Información a recabar por parte de la empresa principal de la empresa que ejecuta la contrata 3.
Actuación conjunta entre empresa principal y contrata El contenido y estructura de la citada información se desarrolla en la NTP564 Sistema de gestión preventiva: procedimiento de contratas.
En la elaboración del procedimiento los distintos departamentos implicados dependerán en cada caso del tamaño y organización de cada empresa.
Con carácter general cabe considerar: ● Responsable de la Unidad Funcional afectada, estableciendo los requisitos y normativa en materia de seguridad y salud a cumplir por la contrata contando con el asesoramiento del Servicio de Prevención o persona designada.
Velará que las tareas se ejecuten siguiendo la normativa interna establecida por la empresa y comunicada documentalmente al contratista.
● Servicio de prevención: Realizará un asesoramiento exhaustivo en todas las etapas.
Su opinión será muy relevante en la identificación de los contratistas más adecuados, a los cuales solicitarán los documentos que estimen oportunos.
En caso de ser necesario revisará la evaluación de riesgos, y valorará las nuevas necesidades de información y formación.
Velará por el cumplimiento de la legislación aplicable en materia de prevención de riesgos laborales por parte de los trabajadores propios y, en su caso, por parte de los trabajadores de la empresa contratista.
Bibliografía Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales © INSHT